客户审核时,应注意以下问题:
确认审核范围
明确审核是针对质量管理体系还是生产流程。
确定是抽样检查某一环节还是全流程复盘。
提前搞清楚审核的“考点”,避免被客户带偏。
梳理资料
准备制度和流程文件,如质量手册、程序文件、作业指导书等,确保最新版本且能快速找到。
整理生产记录、检验报告、客户投诉记录等,确保清晰、完整、真实。
如果有过去的问题,准备好整改记录,证明已经改进并有效实施。
内部模拟审核
组织一次内部模拟审核,请有经验的同事扮演客户,从文件、操作、回答等方面进行全方位测试。
找出流程中的漏洞和薄弱点,提前修正,避免审核时手忙脚乱。
了解客户类型和审核目的
新客户可能希望全面了解企业的质量体系、管理流程和生产能力,审核风险较大,需要全面展示。
老客户更多是定期评估合作质量,审核重点应放在持续改进、风险防控和追溯管理上。
明确审核范围和涉及的产品
搞清楚客户将审核的产品和流程范围,确保现场流程严格符合工艺要求,并与HACCP流程图一致。
确认审核清单和行程安排
仔细查看客户提供的电子版检查清单,确保所有文件和数据真实准确,与现场情况一致。
若客户提供了审核行程安排,要尽早确认,包括来访人员名单、审核时间表和审核项目等,以便合理分配人员。
组织内部准备会
分工明确,确保每个人都了解客户审核的要求和流程,减少信息遗漏和误解。
应对客户审核的技巧
保持冷静、礼貌和专业,耐心听取客户的问题和意见,并及时给予回应。